什么是OA - 名词解释

    2018-09-07 11:48

    OA是Office Automation的缩写,指办公室自动化或自动化办公。但是有100个人会说出100种不同层次、不同内容的解说;有100家单位会有100种不同层次、不同内容的应用需求!100个厂商会有100种不同技术类型、不同层次、不同定义的系统!这主要是因为随着计算机技术、通信技术和网络技术的突飞猛进,关于OA的描述也在不断充实,但至今还没有人对OA下过最权威、最科学、最全面、最准确的定义。

      其实OA的概念是动态的,进化论是其外延还是内涵,已与十几年前的OA发生了很大的变化。

      如果将企业比作人的生命体,那么:OA系统就是人体中的神经网络系统,传递领导理念、指令,协调全身肌肉、四肢和谐运行,愉快工作,使企业充满生命力和战斗力,为企业提供一种管理新境界。

      总体上讲,它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件;它不是孤立存在的,而是与企事业单位其它各类管理系统(如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统)密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。——这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。

      OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

      OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。


      OA发展的阶段

      工具阶段:-纸张信息数字化,纯文字、表格处理、文档处理、存储、查询,工具阶段

      MIS阶段:-数字信息采集汇总,流程、表单管理,局域共享,C/S结构为主流

      网络协同工作时代-互联网环境,对信息全方位、多角度共享及协同要求,基于智能、门户、管理及业务一体化整合,B/S结构为主流。

      虽然诸如Lotus 1-2-3和MS Office系列的许多应用软件可以提高办公效率,但是这仅仅是针对个人办公而言。办公自动化不仅兼顾个人办公效率的提高,更重要的是可以实现群体协同工作。协同工作意味着要进行信息的交流,工作的协调与合作。由于网络的存在,这种交流与协调几乎可以在瞬间完成,并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有传真机可用。这里所说的群体工作,可以包括在地理上分布很广,甚至分布在全球上各个地方,以至于工作时间都不一样的一群工作人员。

      办公自动化可以和一个企业的业务结合的非常紧密,甚至是定制的。因而可以将诸如信息采集、查询、统计等功能与具体业务密切关联。操作人员只须点击一个按钮就可以得到想要的结果,从而极大得方便了企业领导的管理和决策。

      办公自动化还是一个企业与整个世界联系的渠道,企业的Intranet网络可以和Internet相联。一方面,企业的员工可以在Internet上查找有关的技术资料、市场行情,与现有或潜在的客户、合作伙伴联系;另一方面,其他企业可以通过Internet访问你对外发布的企业信息,如企业介绍、生产经营业绩、业务范围、产品/服务等信息。从而起到宣传介绍的作用。随着办公自动化的推广,越来越多的企业将通过自己的Intranet网络联接到Internet上,所以这种网上交流的潜力将非常巨大。


      目前企业的办公自动化程度可以划分为以下四类:

      起步较慢,还停留在使用没有联网的计算机,使用MS Office系列、WPS系列应用软件以提高个人办公效率。

      已经建立了自己的Intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作,仍然是个人办公。网络处在闲置状态,企业的投资没有产生应有的效益。

      已经建立了自己的Intranet网络,企业内部员工通过电子邮件交流信息,实现了有限的协同工作,但产生的效益不明显。

      已经建立了自己的Intranet网络;使用经二次开发的通用办公自动化系统;能较好得支持信息共享和协同工作,与外界联系的信息渠道畅通;通过Internet发布、宣传企业的产品、技术、服务;Intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现在正着手开发或已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统,实现科学的管理和决策,增强企业的竞争能力,使企业不断发展壮大。

      办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并占据领先地位,将有助于保持竞争优势,使企业的发展形成良性循环。

      办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况,主要是企业的经济实力。按照上述分析,第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业Intranet网络,又要开发办公自动化系统,需要企业有较强的经济实力才能完成;而对于第二、第三类企业,由于企业Intranet网络已经存在,只是没有或没有好的办公应用系统,所以只须投入相对网络投资少得多的资金即可开发通用办公自动化系统,产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络投资少得多,而产生的经济效益更高;对于第四类企业,由于其办公自动化基础好,只须较少的投资即可达到目前办公自动化的最高水平。

      那么,什么样的企业适合使用办公自动化(OA)系统?几乎所有企业都适合使用办公自动化(OA)系统,但不同企业使用的目的性会有所不同,具体是:

      [1]信息化尚未入门的企业

      由于没有信息化应用基础,先上办公自动化(OA),注OA有着近乎100%的成功率,有利于提高企业各级人员的基本素质与计算机方面的实际操作能力,有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。

      [2]信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业

      信息化失败,特别是大型业务管理系统失败,例如ERP,给企业方面的信心打击是十分沉重的,为了重塑信心或者一开始就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。

      [3]缺少信息化资金准备的企业

      信息化投入一般比较昂贵,在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此,对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业,先上办公自动化(OA),有利于企业逐步了解企业信息化及其作用,减少今后信息化工作的盲目性。

      [4]已拥有业务管理系统且需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业

      办公自动化(OA)与业务管理系统互为补充,可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内容。


      企业OA如何与管理结合:

      目前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的,基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等,实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单,必需融入管理的思想,引进切实可行的管理技术,让OA系统服务于管理。管理是企业发展的推动力,也因管理而产生了办公事务,所以OA系统一定要架构于管理基础之上,才能确保OA系统的有效性和实用性,一些企业上了OA系统后反而办公工作更多了,主要原因是OA与管理的定位问题,本末倒置的缘故。

      一个良好的OA系统,应该以计划为核心、以控制为手段,实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢?主要体现在“工作管理”、“沟通管理”、“管理创新”和“授权机制管理”四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。

      一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的,因此,工作管理是OA系统的基本组成单元,工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平,工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统,应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。


      做好个人工作管理

      在办公管理中,无论任何工作、任何事情,最终都是通过人来完成的,管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题,包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。

      “个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结,既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结,也可以按需要的时间段进行分类统计,及时了解员工的工作和任务的进展情况,把握工作进度,总结工作得失。

      “任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务,既可由本人创建,也可以是其他相关人员创建。

      “个人助理”是个人办公的计算机秘书,可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录,能够将各种常用信息迅速地分类保存,便于以后工作中查找使用,为个人办公提供更细致的服务。

      “日程安排”用来设置个人的工作日程,并在设定的时间给予提示,防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自己的工作、自己自行安排的工作,即可以避免时间冲突,又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“组织日程”中为下属人员安排的日程,在下属人员的“个人日程管理”中也能看到。

      “工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等,将每项工作分解开来,便于工作的管理。每项工作都配以甘特图,使工作表述得更加明了。

      按照工作性质,又将个人的工作分为“负责的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等,这种清晰的工作分类,极大地方便了工作的查询和处理。

      目前大部分OA系统很难将企业业务工作落实到个人办公上,个人工作管理的设计,可使个人办公与部门办公、企业业务有机地结合起来。


      实现组织管理

      组织管理解决人与人之间联合工作的问题,并要建立一套完整的工作监控管理机制,最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题,系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准,系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树,主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来,最终达到预定管理目标。


      组织管理是针对各个企业中组织类的工作管理,分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等特点如下:

      ①各级管理人员可以查看其权限范围内的人员、部门的工作计划、工作总结及进度汇报等,同时对与其管理级别相对应的计划、总结等进行审核和调整等。
      ②部门一级的工作可以采用多种方式进行描述:列表的形式、甘特图形式、工作计划图(时标逻辑图、时标图、单代号图和横道图)形式、工作分解结构图形式及统计报表形式等。从各个层面和视角对工作的时间、逻辑关系、进度等进行体现。也可采用前锋线技术,可以即时、直观地反映工作计划和执行情况。
      ③部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作,子工作可以有自己的负责人、进程时间等,同时又与总体工作保持逻辑关系。这样,无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了,使工作安排有章有序,管理更加轻松。部门工作考核的功能也十分实用,只有管理人员才能使用工作考核的权限,可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上,分类分级明确工作目标,以动态考核为主、定性与定量相结合,实行全员能力和绩效考核,奖优罚劣。
      ④管理人员可以查看所管辖范围内部门、人员的日程安排情况,并根据事务的重要性来安排下级人员的日程,同时可以查看部门日程安排、领导公开的日程,需要领导参加的可以通过日程安排给上级领导安排日程。总之,组织日程可以将参与此事务的相关人员一次进行安排,并设有提醒功能,与即时通讯系统紧密结合,将日程安排通过即时通分发给相关人员。
      ⑤人的不确定性是企业人力资源管理最难把握的事。人事管理单元是部门工作管理中的一个组成部分,其内容包括个人资料、工作资料、履历表及附件表,管理者可时根据管理范围随时查看下属员工的基本信息,以便根据员工能力和特长安排工作。

      组织管理更加符合现代办公管理特点,是各级管理人员专用的系统,是各级管理人员系统地了解企业经营管理信息及辅助决策信息的重要工具。虽然组织办公工作涉及数据复杂,但此系统的操作比较简单,管理数据往往涉及到企业机密,所以用户进入系统时,必须进行身份认证。


      项目管理

      日常办公按类型分为两种,一种是事务型办公,一种是项目型办公。项目型办公在办公管理占的比重较大,如果还是按照以前的事务型处理,很难达到办公目标,这也是传统OA所没有考虑到的。只有对办公工作类型进行透彻地深入分析,对不同工作类型采用不同的处理方式,才能真正得心应手地应用OA系统,提高办公效率。

      项目管理中的组织计划是单位或部门对未来一定时间内要做的工作,从目标、任务、要求到措施,预先作出设计安排。工作有先后、主次、缓急之分,进程又有一定的阶段性,因此在计划中针对具体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人、参与人等,这样才能职责明确、操作有序、执行无误。

      上级领导可以通过项目管理的方式对所管理单位或部门进行任务安排、工作安排,任务、工作安排会自动落实到部门的负责人。各个部门负责人根据领导的统一安排,设定自己部门的具体目标,通过管理人员与员工持续、动态的沟通,明确员工的工作任务,采用确保完成任务实现目标的措施,然后各就各位,把详细的工作计划再分配下去。这样,上级领导就清楚要完成计划须动员哪些力量,创造哪些条件,排除哪些困难,采取哪些手段,通过哪些途径,做到心中有数,这既与实际工作相结合,又为计划提供预见性信息。只有采用项目管理的方式,对组织计划进行动态控制,清楚所制订的措施、办法,才能顺利地完成任务,从而实现整体管理的目标。


      OA软件如何发展

      国内的OA应用越来越火热,企业事业单位都发现搭建自己办公系统的必要性,面对高涨的市场需求,OA厂商面临着新的机会和挑战。

      同财务软件在国内的发展有可比之处的OA软件有着重要的不同,财务系统有统一的规范和标准,基本相同的功能要求,在其发展的过程中,这个统一的功能需求的标准促进了财务软件的产品化,同时也使其产生了高度的品牌集中,现在国内的财务软件仅有不到十家,用友、金蝶、浪潮等几家更是远远在前面。OA软件的发展会是这样吗?从功能上讲,OA软件的概念还不十分清晰,除了新闻发布和公文流转,到底应该包含什么是个没有理清的问题。是不是财务和ERP厂商不作的功能都在OA系统中,那么OA就要包含人力资源、客户关系管理、项目管理等功能吗,可是这些功能的每一个单项都是一个专业的领域,其做好的难度不亚于一个OA系统,那么标准的OA到底要做到那些功能,每个功能做得什么程度才好,这是一个很难确定的问题。现在的OA厂商大部分都是越做功能越多了,二、三十个功能模块是常有的,每个功能的通用性如何,管理思想的境界体现的如何,这些功能有多少用户购买了就可以使用,这些问题并没有很好的解决。还有就是用户的使用水平,管理水平也是很大的问题,我们理想的状态是我们的软件本身就体现了先进规范的管理思想,让客户按照软件设计的功能和管理方式运行,可是实际情况是有些用户会嫌功能太繁琐了,他们不用,有些客户却说功能太简单,不够用,如何满足不同用户的需求,是否可以设计出通过设置就满足绝大部分用户需求的产品。这些在OA软件的发展中,还是要不断积累才能回答和解决的问题。

      OA软件厂商如何确定自己的发展策略也是一个值得探讨的问题,是学习财务软件的成功经验,大力发展产品和渠道,例如:通达OA,最终形成品牌,还是像华腾OA注重服务,专注高端用户,为客户做定制开发,还是专注外包服务,还是上面的多种方式共同发展。每种发展模式都有对目标市场的客户需求有一个十分清楚的认识,对自身有一个适合自己资源和策略的定位。

      OA软件的市场细分也是一个主要的问题,软件便宜的几千一套,有些厂商的大客户投入几百或上千万去做OA系统,这两个市场如何兼顾,其最终上线的OA是基本一样的功能吗,为何有如此大的差距,其中的差别在哪里,用户如何理解一个OA系统的价值。OA系统是购买一个软件,培训几天就可以成功实施的吗,还是一个漫长的管理细化规范,人员和软件相互学习和适应的过程,三个月还是一年可以成功实施一个OA系统,这些都待软件厂商和用户不断的积累实施经验,相互理解和学习,才会有一个答案。

      OA软件是分行业的吗?政府版和企业版有哪些不同,企业又有商业、建筑、房地产、酒店、金融、制造、新闻媒体等等,他们之间的版本是否一样,医院和学校呢……..,真是很多,是否在一个基本通用的版本上实现行业的不同解决方案,如何提炼出通用灵活的基本版,如何开发行业应用的特色功能,这是每个OA厂商需要在实践中不断积累才能给出很好答案的问题。

      OA是个已经提出多年的“古老”概念,却是有着太多不确定的新的事物,它在发展,也在探索,但只要有用户需要,就有它存在发展的价值和原因,这些问题随着应用的不断深入,最终也会不断解决和清晰的。我们今天提出这些值得思考和探讨的问题,就是希望最终通过实践给出解决的方法。提出问题是解决问题的一半,正是有这些思考,才觉得OA不是一个简单的事情,需要我们像财务软件的发展那样,付出十年二十年的时间,才会有一个相当安全成熟的解决方案。

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