OA协同办公系统，是面向企业的日常运作和管理，员工及管理者使用频率最高的应用系统，自1985年国内召开第一次办公自动化规划会议以来，OA系统在应用内容的深度与广度、IT技术运用等方面都有了新的变化和发展，并成为企业管理不可或缺的应用系统。近几年来，OA技术和产品不断发展完善，市场也基本成熟，为了实现数字化管理，越来越多的企业选择OA协同系统来优化自身的管理组织结构，希望通过实现数字化办公来调整管理机制，提高工作效率和决策效能。那么OA系统时如何帮助企业优化管理的呢？笔者认为这全都有赖于协同OA系统应用的绝对核心——工作流。
   什么是工作流？工作流，是指OA系统业务过程的部分或整体在计算机应用环境下的自动化，是对工作流程及其各操作步骤之间业务规则的抽象、概括描述。工作流的这一概念起源于生产组织和办公自动化领域，是针对日常工作中具有固定程序活动而提出的，目的是通过将工作分解成定义良好的任务或角色，按照一定的规则和过程来执行任务并对其进行监控，来提高工作效率、更好地控制过程、有效地管理业务流程和增强对用户的服务。但是利用工作流软件便可以免去审批过程中的种种麻烦了，使用者可以在电脑上填写表单，电子表单便会按照设定好的流程自动到达下一级审批者手中，层层递进，大大地提高了工作效率，实现了数字化管理。