以企业用户为例，使用免费OA系统的单位一般有以下情形：
1、对信息化缺乏经验的企业，通过使用免费OA积累信息化的经验，为后续实施OA做准备；
2、企业对OA不是很重视、对OA的要求不高，对OA的使用也局限于部分功能，或是少数部门和人员的使用；
3、企业不愿意在OA软件购买上投入成本；
OA的应用可以说企业信息化的重要大事，实施OA的根本目标是提升企业的管理水平和竞争力，实施OA也是一个系统工程和长期的过程，对OA的应用不能仅仅停留在浅尝辄止的层面上，否则不能达到应有的效果，免费OA系统实际上在很多方面是有限制的，是为后续的付费做铺垫，是延迟付费的OA。从长远来讲，OA深入的应用离不开厂商的技术支持和服务，厂商也需要投入成本对OA不断进行完善，免费OA系统一般有以下的限制：
1、OA可以免费使用，但用户数进行了限制
这类厂商一般在销售付费OA的同时也提供了免费OA系统，但对免费OA系统的用户数进行了限制，如：5用户、10用户以内永久免费之类。而OA应用是一个企业的全员行为，少数人使用免费OA系统无法实现OA协作、沟通等效果。针对这类限制，最终用户只能是进行体验，因为一般的OA使用单位都存在一定的人员规模，增加用户数意味着是延迟付费的OA。

2、免费OA系统对使用时间的限制
这类免费的方式最多，不同的厂商时间限制不同，有的时间长达1年以上，有的时间比较短。超过了指定的免费使用时间，继续使用意味着对OA系统的延迟付费。

3、对功能进行限制的免费OA系统
这类免费OA系统只提供了简单的基础功能，但限制了部分功能的使用，特别是屏蔽了OA的核心功能。但如果后续需要开放相应的功能，只能投入费用和厂商合作，也意味着对OA系统的延迟付费。

4、免费OA系统一般不提供相应服务
购买OA软件实际上不仅仅是软件的成本，更多的是厂商提供的服务。也许在表面看来，免费OA与付费OA在功能上没多大的区别（实际上大部分免费OA系统的技术都比较落后），但如果缺乏必要的技术支持服务，OA的应用始终只能停留在比较浅的层面上。
OA是管理软件，购买OA系统就是购买服务，OA需要结合企业的实际需要进行实施和推广，而这些都是需要在厂商提供服务的前提下进行的，如：系统的实施、培训、问题处理、个性化的开发、软件升级等，这也是为什么免费OA系统难以长期存在的原因，提供更多的后续服务意味着是延迟付费的OA。